Каким образом фиксировать момент передачи заказа? Нужен ли акт приема-передачи?

Нормы Гражданского кодекса РФ не устанавливают способы фиксации передачи исполнителем заказа стороне, то есть заказчику, поэтому применению подлежат общие нормы указанного Кодекса, регулирующие исполнение обязательства.

         В соответствии со ст. 408 ГК РФ кредитор, принимая исполнение, обязан по требованию должника выдать ему расписку в получении исполнения полностью или в соответствующей части.

         Если должник выдал кредитору в удостоверение обязательства долговой документ, то кредитор, принимая исполнение, должен вернуть этот документ, а при невозможности возвращения указать на это в выдаваемой им расписке. Расписка может быть заменена надписью на возвращаемом долговом документе. Нахождение долгового документа у должника удостоверяет, пока не доказано иное, прекращение обязательства.

         Из содержания приведенной выше нормы закона следует, что факт исполнения обязательств может быть подтвержден не только распиской, но и любым иным документом, объективно подтверждающим исполнение обязательства.

         Вывод: в рассматриваемой ситуации в качестве таких документов может быть признана товарная накладная, акт приема-передачи товара, расписка в получении товара, а также иной любой документ, объективной фиксирующий факт получения заказчиком товара, поэтому Ваша организация вправе оформить факт передачи товара и актом его приема-передачи.